Travailler à la maison : comment bien s’organiser ?

Depuis que les mesures de confinement ont été prises sur l’ensemble de la France, mais aussi dans d’autres pays européens, nous sommes désormais plusieurs milliers de personnes à travailler depuis la maison, quand cela est possible. Grâce à nos métiers très digitaux, Alexis et moi avons l’habitude du télé-travail, mais le travail à distance peut être très compliqué pour certaines personnes, encore plus lorsque celui-ci est instauré du jour au lendemain. C’est pourquoi, nous partageons avec vous aujourd’hui notre expérience et nos conseils afin de faire de cette période, l’une des plus productives de votre carrière !

Voici nos 7 astuces pour bien s’organiser lorsque l’on travaille à la maison.

Nos 7 astuces

1. Définir un planning clair

Lorsque l’on télé-travail, il est primordial de continuer à respecter une certaine forme de planning, au risque de se laisser happer par le temps et de voir les journées et semaines défiler sous nos yeux. En se rendant sur son lieu de travail, nous respectons tous une plage horaire du type 9h - 18h. En télé-travail, il est tout à fait possible d’adopter les même horaires, afin d’avoir un emploi du temps fixe, venant cadrer nos journées.

Cela sera autant bénéfique à vous qu’à vos collègues. Avoir un cadre claire et précis vous permettra d’être mieux concentré et vos collègues sauront alors précisément quand vous êtes disponible ou non. Cela évitera aussi de recevoir un email ou un message à plus de 21h et de sentir la pression d’une répondre immédiate. Souvenez-vous que rien n’est jamais aussi urgent que l’on peut le prétendre !

N’oubliez pas aussi que vos collègues ne voient pas si vous êtes présent ou non à votre ordinateur. Pour cela, n’hésitez pas notamment à mettre à jour votre calendrier partagé avec vos “horaires de bureau”, ou bien de préciser, dans un statut chat par exemple, lorsque vous commencez à travailler et lorsque vous n’êtes plus disponible. Certains outils, tel que Slack ou Microsoft Teams permette d’automatiser ce genre de notification.

2. Profiter des temps de trajet en moins

L’un des grands avantages du télé-travail est de ne pas avoir de temps de trajet. Cela fait en moyenne une heure, si ce n’est pas plus, de gagner sur une journée ! C’est l’occasion idéale pour - soit débuter le travail plus tôt et profiter de soirée plus longue, - soit de prendre le temps le matin pour petit-déjeuner, faire du sport ou pourquoi même lire un livre et faire un peu de méditation !

On déconseille en revanche de se laisser tenter par l’option “dormir plus tard”. Au contraire, profiter de votre énergie matinale pour travailler sur des sujets de fond, et accordez-vous peut-être une pause plus longue l’après-midi.

3. Conserver sa routine matinale

Il est important de garder au maximum sa routine matinale. Nous voyons passez beaucoup de dessins humoristiques sur le télé-travail — les fameux employés ne portant que le haut du costume en visio conférence. Pourtant, le simple fait de s’habiller “comme si on partait au travail” permet à notre cerveau de se mettre en mode “travail”, et de vous permettre ainsi d’être plus concentré sur les tâches que vous allez faire dans la journée.

C’est très, très facile de céder à la tentation du jogging et du pyjama. Et cela peut demander un certain effort de s’habiller alors que l’on ne sort pas de chez soi. Alors une fois de temps en temps, ce n’est pas très grave en soit. Mais, en ces temps de confinement, où sortir n’est plus vraiment une option, il est encore plus important de prendre soin de soit et d’éviter de se laisser trop aller. En plus, le simple fait de changer de tenue chaque matin permet d’éviter de rentrer dans un cercle un peu trop vicieux, qui aurait tendance à nous faire déprimer.

Idée : Et pourquoi faire un challenge avec vos collègues ? Prenez-vous en photos chaque matin afin de “prouver” à ces derniers que vous vous êtes bien changés et puis, envoyer-leur. En plus, cela permettra de parler sur des sujets plus futile autre que le travail !

4. Avoir un espace de travail dédié

De même, il est important de définir un espace travail clair et agréable. Cet espace doit être différencié au maximum de tous les autres espaces de la maison. Cela permet d’avoir une réelle distinction entre vie pro et vie perso, mais aussi de pouvoir s’isoler au calme des enfants, si le cas échéant, pour se concentrer ou bien lors de réunions en visio.

Votre bureau n’est ni votre canapé, ni votre lit ou votre plan de travail dans la cuisine. C’est vraiment primordial d’avoir une séparation “physique” entre le travail et la vie personnelle.

Si vous possédez une pièce type bureau, c’est vraiment l’idéal. Mais, bien-sûre, tout le monde n’a pas la chance d’avoir une pièce supplémentaire dédiée. Autant que possible, essayez de travailler quelque part qui soit uniquement dédié à cela. Par exemple, vous pouvez vous aménager un petit coin bureau sur votre grande table à manger. Ou bien, pourquoi pas utiliser une étagère pour aménager un “standing desk”. Ou encore, vous pouvez utiliser 2 tréteaux et 1 planche pour vous créer un petit bureau très facile à replier et ranger le week-end lorsque l’on manque un peu de place.

Le plus important étant de bien séparer les choses, visuellement, afin que votre esprit fasse aussi la bonne distinction, mentalement.

5. Travailler !

Aussi simple que cela puisse paraître, une fois que vous êtes prêt et bien installé à votre bureau, c’est le moment de se mettre à travailler. Et de s’y tenir !

La console de jeu, la télé, un livre, une lessive à faire et j’en passe. À la maison, les distractions sont souvent bien plus nombreuses. Personne n’est vraiment là pour vérifier que vous êtes bien en train de travailler. Mais, il ne faut pas oublier que le télé-travail repose avant-tout sur la confiance. Certes, cela offre davantage de flexibilité et, si vous souhaitez faire votre séance de sport en plein après-midi, rien ne vous en empêche. Mais, il incombe d’être honnête envers ses collègues et son employeur en continuant à travailler au même rythme que d’habitude.

D’ailleurs, vous vous rendrez très vite compte que travailler à la maison, dans de bonnes conditions, peut s’avérer être plus efficace qu’au bureau et il n’est pas impossible que vous réussissiez à faire “plus” en “moins” de temps. Être à la maison (et dans une pièce au calme) permet d’être plus focus. Les distractions sociales en moins font soudainement gagner beaucoup de temps. Profitez donc en pour -soit en faire un petit peu plus chaque jour et avoir la sensation sereine de ne plus courir après le temps pour terminer un projet -soit profiter pour lire et se former sur de nouvelles choses.

6. Savoir couper aussi le soir et le week-end

Au début, il est tentant de travailler un peu n’importe comment, tôt le matin et jusqu’à tard le soir, car “on a que ça à faire”, mais sur le long terme, cela peut devenir très vite fatiguant. Afin de garder un rythme de vie sain, il faut savoir couper le soir et le week-end. Le simple fait d’organiser et de planifier ses journées, comme expliqué précédemment, aide grandement à faire la part des choses entre vie pro et vie perso. Cela est d’autant plus vrai lorsque vous avez des enfants et une vie de famille. Il est faut savoir “refermer la porte” et faire pause.

Cela est aussi vrai en ce qui concerne la pause du midi. En règle générale, dans un environnement de travail, la pause du midi est religieusement respectée car c’est souvent un moment convivial passé entre collègues. Malheureusement, en travail à distance, prendre le temps de manger le midi peut vite sembler ennuyant voire triste. Pourtant, cela permet aussi à notre esprit de décompresser et de penser à autre chose. C’est l’occasion de se préparer des bons petits repas sains et léger.

7. Ne pas culpabiliser.

Comme pour tous, il y a des jours et des jours sans. Parfois, vous aurez l’impression de crouler sous les messages chat et de ne pas réussir à travailler, d’autre vous aurez l’impression d’avoir accompli 5 jours de travail en une après-midi. Le travail à distance, surtout au début, demande parfois beaucoup d’ajustements et il est tout à fait normal au début d’avoir du mal à s’y faire.

Vous l’aurez compris, la clé du télétravail est l’organisation et la planification. Aussi, dans les conditions de travail à distance, la communication verbale se retrouve grandement diminuée et, malgré tous les outils à disposition, les conversations ne sont plus aussi instantanées qu’elles auraient pu être. De plus, la communication écrite, de rigueur, est privée du langage corporel. Parfois, une chose qui vous parait claire, ne le sera pas nécessairement de l’autre côté de l’écran. De même, certains écrits peuvent malheureusement être mal interprété. Il faut parfois faire preuve d’une grande patience et savoir se remettre en question afin d’éviter tout conflits. N’ayez pas peur de répéter et sur-communiquer !

Enfin, il est important de ne pas s’isoler chez soi et de savoir rester en contact avec ses collègues, encore plus à distance et en ces temps de confinement.

Idée : Afin de conserver un minimum les interactions sociales avec vos collègues, n’hésitez à prendre le temps, le midi ou bien en fin de journée, de faire ses pause “machine à café” virtuelle pour parler de tout et de rien avec vos collègues. Et pourquoi pas mettre en place des apéros-vision chaque jeudi ou vendredi. Ça ne coute rien et ça donne souvent grandement le sourire !

Notre expérience personnelle de télétravail en période de confinement

Pour nous, le travail à distance n’est pas quelque chose de nouveau. Nous en avions déjà l’habitude, à raison de 1 jour par semaine en moyenne et il m’est déjà arrivé aussi de faire 1 semaine entière de télé-travail depuis la France. Il faut savoir aussi que le télé-travail aux Pays-Bas est quelque chose de très bien accepté et développé dans les entreprises, encore plus dans le milieu de la tech. De fait, lorsque, du jour au lendemain, nous avons du travailler depuis la maison cela n’a posé absolument aucun problème, tous les outils étant déjà mis en place. En discutant avec certaines copines, je me rends compte que ce n’est pas vraiment le cas pour la France. D’une part, le manque de confiance de l’employeur envers l’employé est parfois pesante. D’autre part, certaines entreprises se retrouvent à mettre les gens au chômage alors que ces dernières pourraient très bien continuer à travailler, simplement car la société n’a pas su digitaliser suffisamment son environnement de travail.. C’est fort dommage à mon sens.

En tout cas, pour nous, le télé-travail n’a absolument pas était un souci. Cela ne veut pas dire que nous n’avons pas fait face à certains problèmes la première semaine et qu’il n’a pas fallu réorganiser certaines choses.

Nous avons la chance d’avoir un bureau dans une pièce séparée. Mais, ce dernier n’est fait que pour une personne initialement. Les premiers jours, Alexis était donc installé sur la table à manger. Ce fut une très mauvaise idée car il n’y avait plus de séparation travail et perso. À chaque fois que nous mettions la table, il fallait déplacer ses affaires, pour les remettre ensuite… Nous avons donc ré-aménagé l’espace et transformé notre bureau 1 personne en 2 personnes, tout simplement en l’utilisant dans la longueur. Ça a tout changé. Le soir, nous étions capables de fermer, littéralement, la porte pour passer à autre chose.

En plus de cela, nous avons personnellement décidé d’investir dans un écran de 27 pouces, nos métiers respectifs étant plus agréable et optimisé lorsque nous travaillons sur grand écran. Pour des raisons budgétaires et de place, nous n’avons acheté qu’un seul écran bien évidemment. Nous alternons donc son utilisation en fonction des besoins de chacun chaque jour. Jusqu’ici tout se passe pour le mieux.

Afin de garder un rythme de vie sain, nous essayons au maximum de garder notre routine matinale habituelle. Ainsi, nous continuons à nous lever aux alentours de 6h30 pour faire une séance de sport ou de yoga. Nous prenons ensuite le temps de nous préparer et nous nous habillons comme si nous partions au travail. Chaque matin, je poste dans ma story Instagram une photo de ma tenue du jour. Je reçois de nombreux messages à chaque fois et j’ose croire que cela motive les gens à garder le moral en faisant de même.

En revanche, notre activité physique étant somme-toute réduite (moins de marche et moins de cardio), nous avons décidé de profiter de cette période de confinement pour faire du jeune intermittent. Nous ne mangeons pas le matin et prenons notre petit-déjeuner à la place du repas du midi. C’est finalement très similaire à notre rythme du weekend et cela nous permet de gagner un peu de temps le matin. Nous commençons donc à travailler plus tôt et, automatiquement, nous terminons aussi plus tôt.

Il se trouve qu’en ce moment, les journées sont très ensoleillées avec un ciel parfaitement bleu. À défaut de pouvoir sortir, nous profitons alors de notre balcon le matin. Ce dernier étant exposé Est, il est baigné de soleil de 8h30 environ jusqu’à 12h. Nous commençons donc notre journée en plein soleil et c’est tout simplement délicieux. Ça permet de faire un peu de vitamine D et de prendre l’air tout en restant chez soi. Je me sens très chanceuse de pouvoir profiter d’un balcon, même en pleine ville, ce qui n’est pas le cas pour tout le monde.

Grâce à tous les conseils mis en place, et cité plus haut, ainsi que les petits ajustements fait entre nous, ces deux premières semaines se sont relativement bien passée. C’est davantage le fait de ne pas pouvoir sortir qui est plus difficile moralement. Il faut réussir à trouver une sous-pape de décompression et parfois le sport du matin n’est pas suffisamment. Il arrive alors que je mette une musique favorite à fond et que je danse sans m’arrêter. Ça défoule et ça fait grand bien au moral ! Et il suffit de le partager en story sur Instagram pour faire rire un peu les gens aussi 😉

Et vous, comment se passe le travail à la maison ? Avez-vous du ajuster votre environnement ? Quels sont vos astuces pour rendre cela agréable et efficace ? Partagez-nous tout cela par email.

Bon courage à tous pour les prochaines semaines à venir. #restezàlamaison